Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE

Muokkaamispäivä
19.7.2018

 

Sisällys

 

  1. Rekisterin nimi
  2. Rekisterinpitäjä
  3. Rekisterin vastuuhenkilö
  4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
  5. Kaupungin tietosuojavastaava
  6. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
  7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
  8. Rekisterin tietosisältö
  9. Säännönmukaiset tietolähteet
  10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
  11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
  12. Rekisterin suojauksen periaatteet
  13. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
  14. Tarkastusoikeus
  15. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
  16. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
  17. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
  18. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
  19. Muu informaatio
  20. Rekisterihallinto

 

 

1

Rekisterin nimi

 

Asunnon hakijarekisteri

Vuokralais- ja asukasrekisteri

2

Rekisterinpitäjä

Nimi
Hamina-Asunnot Oy
Osoite
Fredrikinkatu 4, 49400 Hamina
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
hamina.asunnot@hamina.fi, 040 199 1690

www.hamina-asunnot.fi

 

3

Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike
Toimitusjohtaja
4

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike
Toimitusjohtaja
Osoite
Fredrikinkatu 4, 49400 Hamina
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
hamina.asunnot@hamina.fi, 040 585 1241
5

Yhtiön

tietosuojavastaava

Tehtävänimike
ICT-päällikkö
Osoite
Rautatienkatu 8, 49400 Hamina
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
tietosuoja@hamina.fi, 040 199 1661
6

Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Jos asuntohakemus ei johda sopimukseen, hakijarekisterissä henkilötiedot säilytetään ARAn tietojen säilyttämisestä antamien ohjeiden mukaisesti.

Vuokralais- ja asukasrekisterin henkilötietoja säilytetään asumisajan. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

7

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asunnon haku- ja valintavaiheen tietojenkäsittely perustuu Valtioneuvoston asetukseen (166/2008) ja Ympäristöministeriön asetukseen (904/2006) asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukilainoitteisiin vuokra-asuntoihin.

Asumisajan henkilötietoja käsitellään vuokrasuhteen sekä siihen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

8

Rekisterin tietosisältö

Asunnon hakijarekisteri sisältää asumaan tulevien henkilöiden henkilötiedot (avio- ja avopuolison osalta henkilötunnus ja lasten osalta syntymävuosi), hakijan asunnontarpeen perustelut, hakijaruokakunnan jäsenten tulot ja varallisuus, haettavaa huoneistoa koskevat tiedot ja nykyistä asuntoa koskevat tiedot.

Tietyissä tilanteissa ennen vuokrasopimuksen tekemistä tulee toimittaa palkkatodistukset, todistus eläkkeen määrästä, verotodistukset, selvitys omaisuuden käyvästä arvosta ja muut mahdolliset todistukset, joihin hakija haluaa vedota.

Edellä mainitut tiedot siirtyvät vuokrasuhteen syntyessä osaksi vuokralais- ja asukasrekisteriä.

Mikäli vuokrasuhdetta ei synny, tiedot jäävät hakijarekisteriin.

Hakijarekisterissä mainittujen tietojen lisäksi keräämme vuokralaisilta ja asukkailta nimitiedot, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja muut hallinnon kannalta välttämättömät henkilötiedot.

9

Säännönmukaiset tietolähteet

Kerätyt henkilötiedot saamme asunnon hakijoilta, vuokralaisilta ja/tai asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta saaduilla tiedoilla, millä varmistetaan rekistereissä olevan tiedot ajantasaisuus.
10

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
11

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
12

Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Paperiset henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteriin merkityt henkilötiedot ovat salaisia.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietoja käsitellään pilvipalvelusovelluksessa. Palvelimen hallinnasta, valonnasta ja varmistuksista vastaa Visma. Tietoja käsitellään voimassaolevien lakien ja säädösten edellyttämällä tavalla.

Käyttöoikeudet on rajattu yhtiön sisällä pääkäyttäjiin, järjestelmää päivittäviin käsittelijöihin. sekä luku- ja kirjoitusoikeudet omaaviin käsittelijöihin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois ao. tehtävästä. Ulkopuolisilla ei ole käyttöoikeuksia järjestelmään.

Rekisteriin merkityt henkilötiedot ovat salaisia.

 

13

Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

14

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Tiedot tulee pyytää henkilökohtaisesti yhtiön asiakaspalvelusta, jossa tarkastetaan pyytäjän henkilöllisyys. Henkilötiedot toimitetaan 30 päivän kuluessa pyynnöstä.
15

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötiedoissa olevan virheen oikaisemista. Oikaisupyyntö on yksilöitävä ja perusteltava mitä tietoa vaaditaan oikaistavaksi ja mikä on oikea tieto. Oikaisupyyntö toimitetaan henkilökohtaisesti yhtiön asiakaspalveluun, jossa tarkastetaan oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys.
16

Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

17

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus mm. saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikeus tietojen oikaisemiseen ja oikeus tulla unohdetuksi. rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietosuojalainsäädännön puitteissa.
18

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen mukaisena valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
19

Muu informaatio

Tietosuojaseloste on nähtävillä yhtiön kotisivuilla ja asiakaspalvelussa.
20

Rekisterihallinto

 

Tietosuojaseloste (PDF)